Política de privacidad

Victor Campos Martínez, desarrollador independiente establecido en Juan Viñas, Jiménez, Cartago, Costa Rica, desarrolla y opera PrismaFit y es el responsable del tratamiento de los datos personales que utiliza para gestionar tu cuenta y prestar los servicios de la plataforma. Esto significa que determina para qué se utilizan esos datos y cómo se tratan.

Para consultas sobre privacidad o para ejercer tus derechos sobre tus datos personales, puedes escribir a privacidad@prismafit.net. Las solicitudes de ejercicio de derechos se atienden sin costo y se resuelven en un plazo máximo de cinco días hábiles desde su recepción.

Si te vinculas a un centro de entrenamiento, el centro es responsable del tratamiento de los datos que solicita y utiliza para gestionar su relación contigo. Cuando PrismaFit trata esa información por cuenta del centro y siguiendo sus instrucciones, actúa como encargado del tratamiento. La sección 4, «Centros de entrenamiento», explica esta distribución de responsabilidades.

Tratamos los datos que facilitas al crear tu cuenta y utilizar PrismaFit, los que se generan durante el uso del servicio y los que un centro de entrenamiento registra sobre su relación contigo:

• Cuenta y acceso: correo electrónico, contraseña almacenada mediante un hash, identificador de cuenta y registros de verificación e inicio de sesión.
• Perfil y contacto: nombre de usuario, nombre para mostrar, biografía, foto, teléfono y dirección, incluida la provincia, el cantón y el distrito que seleccionas.
• Datos personales y físicos: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, sexo, somatotipo y altura, según la información que completes en tu perfil.
• Entrenamiento: ejercicios, rutinas, sesiones, planes, resultados y registros de progreso, con las métricas y los archivos de imagen o vídeo que añadas.
• Relación con centros: membresías, suscripciones, reservas, asistencia, solicitudes de planes, avisos y formularios; pagos registrados, con su importe, método, fecha, referencia, notas y comprobantes. Si colaboras con un centro, también tu función y permisos. Las respuestas a formularios pueden incluir información de salud, según las preguntas del centro, y pueden ser registradas por ti o por su personal autorizado.
• Preferencias: opciones de configuración, como la unidad de peso, la prioridad del contenido de entrenamiento y las preferencias de visualización.
• Datos técnicos y de sesión: dirección IP, identificador generado para reconocer el dispositivo, nombre o modelo, navegador cuando corresponde, versión del sistema y de la aplicación, fechas de acceso y registros técnicos de las solicitudes al servicio.

Para crear una cuenta necesitas un correo electrónico y una contraseña. Al completar el alta se solicitan los datos de identificación del perfil y la provincia, el cantón y el distrito; las señas adicionales, la foto, la biografía y el teléfono son opcionales. Los formularios de los centros indican qué preguntas son obligatorias. No estás obligado a proporcionar datos sensibles.

En las apps móviles, los datos de entrenamiento se guardan también en el dispositivo y se sincronizan con nuestros servidores cuando hay conexión. Seleccionar una dirección no implica acceder al GPS. Para adjuntar fotos o vídeos utilizamos los archivos que eliges mediante el selector del dispositivo.

Utilizamos los datos descritos en la sección 2 para las siguientes finalidades, según las funciones que uses:

• Gestionar tu cuenta y el acceso: verificar tu correo, autenticarte, recuperar el acceso y permitirte consultar o cerrar tus sesiones.
• Organizar y registrar tu entrenamiento: guardar tus ejercicios, rutinas, sesiones, planes y archivos; mostrar tu actividad, resultados y evolución; aplicar tus preferencias y sincronizar tu información entre dispositivos.
• Facilitar tu relación con los centros: gestionar invitaciones, membresías, suscripciones, reservas, asistencia, registros de pagos y solicitudes de planes. Si eres colaborador, habilitar las funciones correspondientes a los permisos que te asigne el centro.
• Gestionar los formularios del centro: guardar las respuestas y ponerlas a disposición de su personal autorizado para la finalidad que el centro te comunique. El centro determina qué información solicita y cómo la utiliza, según la sección 4.
• Enviarte comunicaciones del servicio: códigos de verificación y recuperación de acceso, invitaciones y avisos relacionados con tu cuenta o tu actividad en los centros.
• Proteger y mantener la plataforma: controlar los intentos de acceso, detectar usos indebidos de las sesiones y registrar errores y solicitudes técnicas para diagnosticar incidencias y mantener el funcionamiento del servicio.

Esta política describe el tratamiento de tus datos; no sustituye las autorizaciones específicas que correspondan. Cuando un tratamiento se basa en tu consentimiento, puedes revocarlo escribiendo a privacidad@prismafit.net, sin afectar los tratamientos realizados lícitamente antes de la revocación.

Al aceptar una invitación y vincularte a un centro, este puede consultar tu correo, nombre para mostrar, usuario, teléfono, foto y sexo, junto con los registros de tu relación con él: membresías, suscripciones, reservas, asistencia, pagos y solicitudes de planes. También puede identificar períodos de inasistencia a partir de tus reservas y asistencias registradas.

El acceso de los colaboradores depende de los permisos asignados por el centro. El personal con permiso de entrenamiento puede gestionar las rutinas, sesiones y planes que el centro te asigna, y consultar o registrar sus resultados. Los permisos de pagos y de formularios regulan el acceso a esos datos.

Cada centro define sus formularios y las preguntas obligatorias. Puedes responderlos directamente o puede completarlos su personal autorizado, declarando que has aceptado compartir las respuestas. PrismaFit registra la fecha y quién las envía. Un formulario configurado como obligatorio puede impedir nuevas reservas mientras esté pendiente.

Los datos de salud son sensibles y no estás obligado a proporcionarlos. Antes de solicitarlos, el centro debe informarte de su finalidad, quién tendrá acceso y cómo ejercer tus derechos, y contar con la habilitación legal que corresponda. La aceptación de un formulario no sustituye estos requisitos.

El centro es responsable de los tratamientos cuyos fines determina para gestionar su relación contigo. Cuando PrismaFit aloja y trata información por cuenta del centro y siguiendo sus instrucciones, actúa como encargado del tratamiento. PrismaFit mantiene su responsabilidad por los tratamientos propios de la plataforma descritos en esta política.

Cuando el centro tramita tu baja como miembro, se eliminan tus respuestas a sus formularios. Esta baja no equivale a eliminar tu cuenta ni todo el historial de tu relación con el centro. Para consultas o solicitudes sobre información gestionada por el centro, contacta con él; también puedes escribir a privacidad@prismafit.net y trasladaremos la solicitud que le corresponda atender.

Al crear un centro, tu cuenta queda vinculada a su administración como propietaria. Tratamos los datos que introduces para identificarlo y gestionarlo: nombre, usuario, descripción, logo, correo, teléfono, dirección, identificación fiscal, fecha de fundación y configuración del servicio, según los campos que completes. Si estos datos identifican a una persona física, también están protegidos por esta política.

La titularidad dentro de PrismaFit permite administrar el centro; no acredita por sí sola la propiedad legal del negocio ni la representación de una empresa. Si actúas en nombre de otra persona u organización, debes contar con autorización para gestionar el centro y sus datos.

• Información y autorizaciones: identifica al responsable del centro e informa a miembros y colaboradores de qué datos solicitas, para qué, quién accede a ellos y cómo ejercer sus derechos. Recaba y conserva las autorizaciones que correspondan antes de registrar información de terceros, con las garantías específicas para menores y datos de salud.
• Datos necesarios y conservación: solicita solo información adecuada para tus servicios, mantenla actualizada y define plazos justificados para conservarla. Atiende las solicitudes de acceso, corrección o supresión que correspondan al centro y solicita nuestra asistencia cuando requieran actuaciones sobre la plataforma.
• Acceso de colaboradores: asigna únicamente los permisos necesarios, revisa quién puede consultar o modificar información y retira los accesos que dejen de estar justificados. Las personas autorizadas deben mantener la confidencialidad de los datos a los que acceden.

Puedes actualizar el perfil del centro y gestionar sus roles, colaboradores y funciones según tus permisos. La propiedad puede transferirse a otro colaborador activo. Archivar un centro no elimina sus datos; eliminarlo es una acción distinta y no implica el borrado inmediato de todos sus registros. Antes de transferirlo o cerrarlo, revisa las personas que tendrán acceso y cómo se atenderán las obligaciones pendientes sobre sus datos.

Como persona usuaria, conservas los derechos sobre tus propios datos descritos en la sección 11. Administrar un centro no te atribuye los derechos personales de sus miembros ni autoriza usos ajenos a las finalidades informadas. PrismaFit mantiene sus obligaciones por los tratamientos propios y por los que realiza por cuenta del centro, según la sección 4. Para consultas sobre estos tratamientos, escribe a privacidad@prismafit.net.

No vendemos ni alquilamos tus datos personales. Para prestar el servicio, los comunicamos a los siguientes destinatarios, según las funciones que utilices:

• Proveedores de alojamiento e infraestructura: procesan los datos almacenados en la plataforma y los archivos que subes para alojar y mantener el servicio.
• Resend, proveedor de correo electrónico: recibe tu dirección de correo y el contenido de los mensajes que enviamos, incluidos códigos de verificación o recuperación de acceso y datos de las invitaciones, para entregarlos a sus destinatarios.
• Centros de entrenamiento con los que te vinculas: acceden a los datos de tu relación con ellos mediante sus colaboradores autorizados, con el alcance explicado en la sección 4.
• Integrantes de una suscripción compartida: si participas en ella, los demás integrantes pueden consultar tu nombre para mostrar y correo electrónico en la información de la suscripción.
• Autoridades competentes: cuando debamos facilitar información para cumplir una obligación legal o un requerimiento vinculante, con el alcance exigible en cada caso.

El tratamiento que realizan los proveedores se rige por los términos y acuerdos de protección de datos aplicables a sus servicios. Pueden intervenir subproveedores para prestar esas funciones. Las condiciones de las transferencias internacionales se explican en la sección 12.

PrismaFit utiliza cookies y almacenamiento del dispositivo para mantener tu sesión, recordar tus elecciones y conservar información necesaria para las funciones que utilizas.

• Sesión web: las cookies de acceso y renovación permiten autenticarte y mantener la sesión. La de acceso caduca con el token; la de renovación y la que identifica la sesión de entrenamiento activa tienen una duración configurada de hasta 60 días por cada actualización. Los tokens de acceso y renovación se guardan en cookies HttpOnly, que impiden su lectura desde JavaScript del navegador.
• Dispositivo y preferencias web: otras cookies recuerdan el identificador generado para reconocer el dispositivo, el centro y espacio activos y tus elecciones de visualización, como la barra lateral y el formato de las listas. Su duración configurada es de hasta un año por cada actualización.
• Almacenamiento de la pestaña: usamos sessionStorage para conservar temporalmente borradores, filtros, selecciones, posiciones de navegación y el estado del temporizador durante la sesión de la pestaña.
• Apps móviles: guardan datos de entrenamiento, preferencias y un identificador del dispositivo para el funcionamiento local y la sincronización. Las credenciales de sesión se almacenan en Keychain en iOS y en almacenamiento cifrado en Android.

Puedes bloquear o borrar las cookies y los datos del sitio desde tu navegador. Esto puede cerrar tu sesión, restablecer preferencias o eliminar borradores y estados locales que no hayas guardado. Borrar el almacenamiento del navegador no elimina tu cuenta ni los datos ya guardados en nuestros servidores.

• Cuenta y contenido activo: conservamos tu perfil, preferencias y contenido guardado mientras mantengas tu cuenta y no los elimines. La eliminación de la cuenta tiene los efectos descritos en la sección siguiente.
• Códigos de verificación y recuperación: tienen una validez de diez minutos. Sus registros se eliminan mediante la limpieza periódica una vez transcurrido un día desde su creación.
• Registros de sesión: los registros de renovación, con la información de IP y dispositivo asociada, se eliminan mediante la limpieza periódica cuando han pasado 30 días desde su vencimiento o revocación. La vigencia de cada token de renovación es de 60 días por defecto; al renovar la sesión se emite uno nuevo.
• Contenido de entrenamiento eliminado: ciertos registros se conservan temporalmente para comunicar la eliminación a los dispositivos sincronizados. La limpieza definitiva se ejecuta una vez transcurridos 90 días desde que se marcaron como eliminados. Eliminar una rutina o sesión no elimina necesariamente los registros de resultados asociados, que pueden conservarse como historial.
• Información vinculada a centros: la baja como miembro elimina las respuestas a sus formularios, según la sección 4. La eliminación de tu cuenta sigue un proceso distinto: si has tenido relación con un centro, permanecen determinados registros de esa relación y tu nombre para mostrar. Su conservación debe limitarse a una finalidad legítima y al tiempo necesario; puedes solicitar su revisión o supresión al centro o a privacidad@prismafit.net.

Las limpiezas automáticas del servidor están programadas cada seis horas; los plazos anteriores indican cuándo los registros pasan a estar pendientes de eliminación. El almacenamiento del navegador y de las apps móviles se explica en la sección 7.

Puedes iniciar la eliminación desde Ajustes → Mi cuenta → Eliminar cuenta y confirmar la acción. En la web se solicita tu contraseña actual. Si no puedes acceder, escribe a privacidad@prismafit.net desde el correo con el que te registraste, con el asunto «Eliminar mi cuenta». Resolveremos tu solicitud en un máximo de cinco días hábiles.

Si eres propietario de un centro, antes de eliminar tu cuenta debes transferir su propiedad a otro colaborador activo que vaya a asumir esa responsabilidad, mediante la opción «Transferir propiedad» en la ficha del colaborador. La aplicación impide eliminar la cuenta mientras sigas siendo propietario de algún centro. Una vez completadas las transferencias, puedes volver a solicitar la eliminación. Si necesitas ayuda, escribe a privacidad@prismafit.net.

• Datos que se eliminan: contraseña, datos personales y físicos, biografía, teléfono, dirección, foto de perfil, registros de progreso, avisos y credenciales de sesión; también el contenido de entrenamiento y los archivos personales que no pertenecen al espacio de un centro.
• Si has sido miembro o colaborador de un centro: el correo y el nombre de usuario se sustituyen por valores de cuenta eliminada y se inhabilita el acceso. Se mantienen tu nombre para mostrar y registros vinculados a los centros, como membresías, suscripciones, reservas, pagos, respuestas a formularios y referencias a tu participación en contenido o asignaciones. El nombre permite al centro identificar a quién corresponden los pagos y servicios registrados, conciliar sus cuentas, atender consultas o reclamaciones y conocer quién intervino en una asignación. Por ello, estos registros pueden seguir identificándote y no constituyen una anonimización completa. Cada tipo de dato debe conservarse solo cuando sea necesario para una finalidad legítima; estas razones administrativas no justifican por sí solas conservar todas las respuestas a formularios.
• Si no existe historial con centros: se elimina el registro de cuenta y los datos asociados que dependen de él.

Eliminar la cuenta es distinto de cerrar sesión, desinstalar la app o tramitar la baja de un centro. En las apps móviles, el proceso también limpia los datos de usuario de la instalación desde la que lo realizas. No supone un borrado remoto inmediato de los dispositivos que estén sin conexión.

Para solicitar la supresión de información que permanezca vinculada a un centro, contacta con él o con privacidad@prismafit.net. Su conservación debe responder a una finalidad legítima y limitarse al tiempo necesario, según la sección 8.

PrismaFit incorpora medidas para reducir el riesgo de acceso no autorizado, uso indebido o pérdida de información:

• Comunicaciones: las apps utilizan HTTPS para comunicarse con la API de producción, protegiendo los datos durante su transmisión.
• Contraseñas: se almacenan mediante hash BCrypt y se comprueban sin guardar la contraseña en texto legible.
• Sesiones: el acceso utiliza tokens de corta duración y credenciales de renovación que se sustituyen al renovar la sesión y pueden revocarse. Puedes consultar y cerrar sesiones desde los ajustes. El servidor detecta la reutilización de credenciales de renovación revocadas y puede invalidar las sesiones de la cuenta.
• Control de acceso: la API comprueba la autenticación y los permisos correspondientes a cada operación protegida. En los centros, los permisos asignados a los colaboradores delimitan sus funciones y el acceso a información de miembros, pagos y formularios.
• Prevención de abusos: se aplican límites de solicitudes y de intentos de verificación de códigos, junto con registros técnicos para detectar incidencias y usos indebidos del servicio.

La protección de las credenciales y el almacenamiento en tu dispositivo se explica en la sección 7. No compartas tu contraseña ni los códigos de acceso y cierra las sesiones de dispositivos que ya no utilices.

Ninguna medida elimina por completo los riesgos. Si se produce un incidente que comprometa datos personales, informaremos a las personas afectadas y a las autoridades cuando corresponda, con el alcance y en los plazos exigidos por la normativa aplicable. Si detectas un posible acceso no autorizado, escríbenos a privacidad@prismafit.net.

Conforme a la Ley n.º 8968 de Costa Rica, puedes ejercer los siguientes derechos sobre tus datos personales:

• Acceso: conocer si tratamos datos tuyos, obtener una copia y recibir información sobre su origen, finalidad y uso.
• Rectificación: solicitar que se corrijan o actualicen los datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de datos tratados indebidamente o que hayan dejado de ser necesarios, con las excepciones previstas en la ley.
• Consentimiento: decidir sobre la cesión de tus datos y revocar las autorizaciones otorgadas, sin efecto retroactivo.

Puedes editar la información disponible en tu perfil y gestionar tu contenido desde la app. Para eliminar tu cuenta, consulta la sección 9. Para otras solicitudes, escribe a privacidad@prismafit.net e indica el correo de tu cuenta, qué solicitas y los datos a los que te refieres. Puedes actuar personalmente o mediante un representante acreditado; comprobaremos la titularidad o representación con la información necesaria para proteger tus datos.

La atención es gratuita y el plazo legal de respuesta es de cinco días hábiles. Si la información es insuficiente, podremos pedirte que la completes por una sola vez; los plazos se ajustarán a lo previsto en el reglamento. Si una solicitud no procede, te explicaremos el motivo por escrito.

Si la solicitud se refiere a información que un centro trata bajo su responsabilidad, puedes dirigirte al centro o escribirnos para que se la traslademos, según la sección 4.

Cuando sea aplicable el RGPD u otra normativa que los reconozca, también puedes solicitar la limitación del tratamiento, oponerte a determinados usos y ejercer la portabilidad de tus datos, en las condiciones establecidas por esa normativa.

Para cualquier inquietud sobre el tratamiento de tus datos, puedes escribir a privacidad@prismafit.net. También tienes derecho a acudir a Prodhab en Costa Rica o a la autoridad de protección de datos competente, según la normativa aplicable.

La API, la base de datos y los archivos de PrismaFit se alojan en Microsoft Azure, en la región México Central. Esto implica almacenar y tratar los datos de la plataforma en México, fuera de Costa Rica.

Para enviar los correos del servicio utilizamos Resend, que recibe tu dirección de correo y el contenido del mensaje. Según su acuerdo de tratamiento de datos, sus operaciones principales se realizan en Estados Unidos y puede recurrir a subproveedores para prestar el servicio.

El acuerdo de Resend contempla cláusulas contractuales tipo para las transferencias sujetas a las normas europeas y disposiciones específicas para otros territorios, cuando resulten aplicables. Puedes consultar su acuerdo de tratamiento de datos y su lista de subproveedores.

La aplicación de garantías depende del país de destino, del proveedor y de la normativa que proteja tus datos. La lectura o aceptación de esta política no constituye una autorización general para cualquier transferencia ni sustituye los requisitos legales aplicables.

Para solicitar información sobre el tratamiento internacional de tus datos y las garantías que correspondan, escribe a privacidad@prismafit.net.

La edad mínima para utilizar PrismaFit es de 13 años. El servicio no está dirigido a personas menores de esa edad. Para quienes tienen entre 13 y 17 años, cuando la normativa aplicable requiera la intervención de su representante legal, la aceptación de esta política no sustituye esa autorización.

Si un centro solicita información de una persona menor de edad, le corresponde comprobar que puede tratarla lícitamente y obtener las autorizaciones necesarias. Esto incluye las precauciones específicas para los datos de salud descritas en la sección 4.

Si tienes conocimiento de una cuenta de una persona menor de 13 años, o eres representante legal y consideras que se tratan datos de una persona menor sin la autorización exigible, escribe a privacidad@prismafit.net. Revisaremos la situación y atenderemos las solicitudes de acceso, corrección o supresión que correspondan, conforme a la sección 11.

Actualizaremos esta política cuando cambien las funciones de PrismaFit, el tratamiento de datos o los requisitos aplicables. La versión vigente se publicará en esta página con su número y fecha de entrada en vigor.

Si un cambio modifica de forma relevante las finalidades, los destinatarios o tus opciones sobre los datos, lo destacaremos en esta página. Cuando la normativa exija una comunicación previa o una autorización específica, deberá realizarse antes de aplicar el nuevo tratamiento.

Publicar una actualización o continuar utilizando PrismaFit no sustituye el consentimiento que sea necesario para un nuevo uso de tus datos. Para consultas sobre los cambios, puedes escribir a privacidad@prismafit.net.